Co je vlastně infobible, aneb k čemu je dobrý myšlenkový trezor?
(Doba čtení: 4 min)
Také poskytujete služby? S dobře popsanými procesy pro jednotlivé pracovníky je to lehčí. Vadí vám, když číšník od vašeho stolu křičí do kuchyně: „Pepo, máme ještě polívku?“ Je vám nepříjemné, když dívka na recepci má modře ozářený obličej, plně zaujatá odpovědí kamarádky na svém FB profilu místo, aby se okamžitě – a také vstřícně, s úsměvem, laskavě a s pochopením – věnovala vám?
Když jsem před několika měsíci nastupovala do týmu nově otevíraného resortu, stál přede mnou jediný úkol. Z pozice středního managementu připravit hladké a bezproblémové otevření areálu pro nové členy a později i pro golfovou veřejnost. Mé povinnosti se dělily na přípravu administrativy resortu, organizaci recepce a v neposlední řadě i na můj příspěvek k definici filozofie resortu.
Jako nejsložitější se mi jevila právě potřeba dopracování definice filozofie resortu a její podrobnější popis. Při představě, že každý golfem políbený hráč v české kotlině je nejen automatickým, sám sebou korunovaným, odborníkem v marketinku (těm opravdovým se za toto zjednodušení předem omlouvám), ale také, že je skutečným hlavním zkoušejícím v předmětu „Úspěšný vstup nového golfového resortu na českou scénu….“, se mi tento úkol zdál opravdu nejtěžší.
Znamenalo to pro mne pojmenovat skupinu hráčů, kterou chce hřiště zaujmout a přitáhnout, udržet linii filozofie golfové architektury realizované v členité krajině, udržet filozofii služeb pro definovanou cílovou skupinu ruku v ruce s marketinkem, nabídkou jednotlivých služeb, výběrem možných budoucích obchodních partnerů a také návrhem výrazových a komunikačních prostředků.
Vyvstala přede mnou, jako před personalistou, otázka jak efektivně a rychle naučit kolektiv 40-50 lidí dívat se stejným směrem, vyznávat v práci stejné hodnoty a dosahovat stejné cíle – nastartovat a udržet špičkový resort, příjemně překvapené klienty a spokojené majitele.
Od tehdejšího projektového manažera a hlavního architekta jsem dostala úkol: vypracovat sumář všeho, co sami od sebe a od svých zaměstnanců očekáváme a požadujeme. Rozsah této, pracovně nazvané, Infobible, jsem podle jeho pokynů utvářela. Od libreta, které popisovalo filozofii golfu a sepětí s regionem, přes volnočasové hodnoty resortu, pravidla golfové hry, desatero chování jednotlivých skupin zaměstnanců. Kritickou součástí byl popis pracovních závazků, povinností, programu odměn, plánů osobnostního růstu, až po pracovně právní ukotvení vztahů a chování.
Musím říct, že zpracování tohoto manuálu bylo pro mě malou bakalářskou prací. A v té chvíli jsem jej, povím vám to poctivě, považovala za zbytečný…
Nicméně, již první měsíce provozu, mě přesvědčily o velmi prozíravém myšlení mého tehdejšího nadřízeného. Příprava tohoto etického nástroje se ukázala být velmi efektivním nástrojem, protože jsme vytvořili a definovali plnohodnotný firemní kodex.
Nač mít Infobibli?
Vytvořením kodexu - sbírky pravidel chování, jednání a komunikace uvnitř organizace i navenek, lze jednoduchým a efektivním způsobem zakotvit zásady profesionálního přístupu, pracovních postupů, vytvoření a udržení profesní a firemní identity a v neposlední řadě nastavit jasné normy pro hodnocení a posuzování jednotlivých článků firmy.
Není nic jednoduššího, než jednoduše a systematicky stanovit pravidla a poté je vyhodnocovat jednak časově a jednak jako porovnání produktivity a efektivity jednotlivých skupin nebo konkrétních zaměstnanců.
Navíc takový kodex usnadňuje také získání a udržení kvalitních zaměstnanců, kteří bývají vůči dodržování etických norem ze strany firmy citlivější. Je jasným průkazem postoje zaměstnavatele a v dnešní době zásadně přispívá k pocitu sounáležitosti nejen mezi pracovníky, ale především ve vztahu zaměstnance a zaměstnavatele. Právě proto by Infobible měla být šitá na tělo.
Kodex, infomanuál nebo infobible organizace má však smysl především tehdy, je-li jednak orámována obecnými etickými zásadami a současně je optimalizována vůči konkrétním potřebám firmy. Měla by stanovovat nejen etické okruhy týkající se typických pracovních situací nebo specifických profesních skupin podniku, ale cíleně identifikovat klíčové etické otázky či dilemata, se kterými se zaměstnanci podniku setkávají, a formulovat zásady, případně návody, jak v těchto případech postupovat.
Může například dávat jednoduchý návod, jak vyhodnocovat a řešit situace, kdy se určité obecně přijímané morální hodnoty dostávají vzájemně do konfliktu nebo zasahují do výkonu jednotlivých profesí. Neměl by však nahrazovat obecně právní dokumenty vyžadované na principu souladu s jednotlivými odbornými normami, a tudíž i s právním rámcem státu.
Členění
Základem je stanovení projevů firmy jako takové – určení firemní filozofie, v našem případě libreta práce, krajiny a hřiště v ní. Další zásadou je definice chování zaměstnanců vůči firmě, vůči sobě navzájem a principy chování zaměstnanců vůči klientům. V neposlední řadě z těchto pravidel vyplývá také vztah vůči vyšším obecným principům – zachovávání morálních pravidel současné společnosti.
Neodmyslitelnou částí této linie je pak vytváření marketinkové strategie. Takto pochopený marketink dokáže úzce navázat na stanovenou firemní filozofii projevenou dovnitř i navenek. Vnitřní filozofie firmy se tak přirozeně přelije do směřování marketinku, strategického plánování a prezentace firmy vůči veřejnosti.
Druhá skupina zásad se týká chování zaměstnanců vůči firmě. Upravuje otázky vztahující se k možnému výskytu konfliktů a zájmů (například přijímání darů), využívání firemních informací, vykonávání vedlejších činností, social media policy, prezentace firmy v soukromí apod. Třetí oblast pak tvoří normy v oblasti personální práce.
V tomto případě jde o velmi efektivní a plnohodnotný myšlenkový trezor. V jednoduchém příkladu lze doložit využitelnost takového dokumentu při tvorbě pracovních smluv a ostatních pracovně právních dokumentů. V naší infobibli jsme také vytvořili sekci Desatero zcela konkrétně pro jednotlivé profese resortu, od greenkeepera až po číšníka; dílem jako interní pravidla – od poslání firmy až po řešení absence v zaměstnání, odpovědnosti za škodu. V sekci Pracovní závazky jsou – obecně – podrobně popsány pracovní, odborné i dodatkové povinnosti. Vše se uzavírá až obecnými zásadami chování a identifikací s hodnotami, které jsou ve firmě definovány jako klíčové.
Je proto jednodušší upravovat pracovní smlouvy přímo při danou profesi, s konkretizací náplně práce a požadavků na zaměstnance. A samozřejmě, že tento princip, při udržení jednotného postupu, umožňuje velmi spravedlivé, ale zároveň pružné odměňování a další motivaci zaměstnanců.
Tak vzniká myšlenkový trezor, ze kterého se dá čerpat jednak ucelená filozofie a strategie firmy, ale i konkrétní řešení pro každou situaci a každého zaměstnance.
Infobible by měla být zpracována podle Principu jednotné filozofie – infobibli tak lze dobře aplikovat i na hospodářské vztahy ve firmě. Jasně definované dodavatelsko-odběratelské vztahy na základě jednoduchých postupů, které zaměstnanci dodržují v rámci nastavené kultury firemní komunikace a které zachovávají zobecnění principu firemního kodexu, práci nejen zefektivňují, ale jsou přímou pobídkou k vyšší produktivitě nebo kreativitě zaměstnanců.
Uplatňování kodexu, infobible, infomanuálu, je vždy dvousměrnou cestou. Dává najevo, co firma očekává od zaměstnanců, ale také, na se zaměstnanci mohou spoléhat. A především i v takovém procesu platí jedno z nejjednodušších pravidel: „Příklady táhnou…“
Pokud chcete zvýšit efektivitu svého pracovního týmu, zjednodušit řízení personálních zdrojů a vychovat si loajální zaměstnance, zkuste si Infobibli napsat sami, ale pokud vám to moc nepůjde, obraťte se na nás, a my Vám s metodikou vašeho vlastního kodexu rádi pomůžeme.
© GOLFER
« другие новости по теме Články
